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Para que seja possível realizar a alteração de qualquer proprietário(a) é necessária a apresentação de um dos seguintes documentos: Contrato de Compra e Venda, Cessão de Direitos ou Escritura. Caso seja encaminhada uma Procuração é possível inserir o responsável no sistema como “procurador” sem que haja substituição do cadastro do proprietário (a).

A responsabilidade pelo pagamento da taxa condominial é do proprietário, assim, ao condomínio não cabe conhecer as cláusulas do contrato de locação, que define o acordo entre as partes.

O Fundo de Reserva é obrigatório e determinado pelo Código Civil. Ele deve ser de 5% a 10% do valor da taxa ordinária. Sua utilização pode ser realizada apenas mediante aprovação em Assembleia e normalmente é destinado para despesas de grande monta; entretanto, pode ser usado em casos extremamente emergenciais, devendo ser prestado conta o mais breve possível, para que se decida para reposição ou não dos valores.

O inquilino é responsável pelo pagamento das taxas ordinárias, as quais se referem às manutenções mensais e ainda por qualquer despesa de consumo (água e energia), utilização de áreas de lazer, quando houver cobrança, e/ou penalidades (multas regimentais, reembolsos por danos patrimoniais). Qualquer taxa extra e o fundo de reserva são de responsabilidade do(a) proprietário(a) do imóvel, considerando que são destinados a investimentos que agregarão valor ao imóvel. Não é possível desmembrar boletos, a taxa condominial deve ser paga em sua totalidade e o desconto de valores deve ser combinado entre as partes.

Após a data de pagamento, devem ser contabilizados até 02 (dois) dias úteis para que o sistema seja atualizado, com a baixa automática efetuada pelo banco. Não é possível colocar os boletos da taxa condominial em débito automático, visto que, a taxa de adesão é elevada e grande parte dos condôminos não utilizam deste recurso. Orienta-se inclusive a não colocar em DDA (Débito Direto Autorizado), pois caso o boleto seja por alguma razão cancelado, poderá permanecer o registro.

Não são permitidos, visto que o valor dos encargos pertence a todos os condôminos, não ao síndico, membros do conselho ou administradora, assim, somente a assembleia poderá permitir algum abatimento, pelo voto dos adimplentes.